MEMBUAT MAIL MERGE

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word Mudah

Apa Itu Mail Merge?

Dalam bahasa Indonesia istilah atau fitur mail merge diartikan sebagai “Surat Massal”, sebab fitur ini memang mendukung untuk pembuatan surat masal di Microsoft Word. Secara umum lagi, pengertian dari mail merge adalah suatu metode untuk membuat tulisan yang banyak dalam format yang sama secara lebih cepat dan praktis.

Saat menggunakan fitur ini maka ada kebutuhan atau kewajiban untuk membuat dua jenis file yang berbeda. Satu file merupakan sumber data, dan dibuat di Microsoft Excel sedangkan file kedua adalah naskah utama yang dibuat di Microsoft Word. File naskah utama biasanya berisi badan surat maupun desain amplop pembungkus surat tersebut.

Adanya fitur ini sudah tentu akan membantu administrasi maupun sekretaris di suatu perusahaan untuk menyiapkan surat-surat penting. Misalnya saja perusahaan akan mengadakan acara launching produk baru dan akan mengundang sejumlah tamu penting. Isi surat undangan tentu sama, yang berbeda adalah siapa penerimanya.

Menulis siapa saja penerima surat undangan tersebut tidak perlu lagi ditulis satu per satu di file Word berbeda. Cukup di satu file yang kemudian dipanggil fitur mail merge, maka si pembuat surat hanya perlu bermain dengan kursor di perangkat kerjanya.

Kegunaan dan Fungsi dari Mail Merge

Fitur mail merge kemudian memiliki banyak fungsi dan kegunaan, fungsinya sendiri adalah untuk:

• Membantu membuat dokumen yang isinya sama dengan sedikit perbedaan pada data seperti nama, alamat, dan sebagainya. Sehingga cocok untuk membantu proses pembuatan surat, sertifikat, amplop, dan lain sebagainya.
• Membantu mempercepat pekerjaan menyiapkan dokumen yang isinya sama namun ditujukan untuk beberapa atau banyak orang (penerima).

Mail merge kemudian menawarkan efisiensi, yang membuat proses pembuatan file dengan isi sama menjadi lebih cepat. Sehingga fitur ini sangat dibutuhkan dan jamak digunakan di berbagai perusahaan. Adapun bagian yang sering bersinggungan dengan fitur ini dimulai dari bagian administrasi, HRD, sekretaris, dan lain sebagainya.

Tata Cara Membuat Mail Merge di Word

Sedangkan untuk tata cara membuat mail merge di Word sendiri pada dasarnya terdiri dari tiga tahapan utama, dan tahapan terakhir adalah penyimpanan dokumen sekaligus proses cetak. Mail merge yang umumnya digunakan untuk keperluan surat menyurat, memang dijamin akan dicetak pada proses akhir.

Adapun detail mengenai tahapan dari penggunaan fitur ini sebagai berikut:

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge di Word

1. Membuat File Sumber Data

• Pada tahapan pertama, kamu perlu membuat file sumber data. Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika hendak mengirimkan surat ke banyak alamat.
• Maka file data umumnya berisi data penerima tersebut. Disini mengambil contoh nama penerima surat, nomor induk siswa, dan fakultas. Bisa juga menambah data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel. Berikut contoh data tersebut:

2. Membuat Naskah Utama

• Tahapan berikutnya adalah membuat naskah utama, naskah utama ini dibuat di Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat.
• Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa melalui Microsoft Word maupun untuk keperluan lainnya. Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan sebagainya. Maka fitur mail merge bisa digunakan. Berikut contoh naskah utama untuk surat.

• Jadi, untuk file naskah utama pastikan menyediakan ruang kosong. Pada contoh di atas, ruang kosong berada setelah kata nama, NIP, dan FAKULTAS. Ruang kosong ini nantinya akan diisi dengan data dari file sumber data utama ketika fitur mail merge diterapkan.

3. Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data

• Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam cara membuat mail merge di Word adalah menghubungkan keduanya. Pada tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.
• Buka file naskah utama di Microsoft Word
• kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan.
• Jika ingin mencetak amplop pembungkus surat berisi nama dan alamat penerima maka bisa memilih menu Envelopes, jika ingin membuat surat bisa memilih Letters dan seterusnya. Berhubung kita ingin membuat surat dengan cara simple maka pilih step by step mail merge wizard.

• pada step 1 muncul tampilan seperti gambar, karena kita akan membuat surat maka pilih tipe letter. Bisa disesuaikan kebutuhan.
• setelah itu pilih next: starting document

• pada step 2 muncul tampilan seperti gambar di atas. kita dapat memilih dari mana dokumen yang akan kita pakai.
• di sini kita memilih use the current dokumen.

• setelah memilih menu tersebut maka akan muncul tampilan select document, lalu kita bisa browse ke dokumen yang kita sudah buat tadi.

• nah nanti akan muncul pilihan browse dan edit recipient list. jika ada data yang tidak digunakan bisa memilih edit recipient list dan menonaktifkan tanda centang seperti pada gambar. bisa juga digunakan untuk menambah data yang akan dibuat.

setelah itu masuk pada step 4

• di step ini kita akan disajikan beberapa pilihan, untuk mengisi data yang kita butuhkan, kita bisa memilih menu more item.
• muncul tampilan insert merge field, kita bisa langsung memasukkan datanya.

setelah data masuk semua kita bisa memilih next dan lanjut ke tahap 5

• pada tahap 5 kita akan disuguhi tampilan data yang telah kita masukkan tadi dan secara otomatis komputer akan merubah tanda <<nama>> dll tadi menjadi nama data yang telah ditautkan. setelah itu pilih next dan akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

• pada step 6 kita bisa mengecek atau mengedit jika ada data yang tidak sesuai satu per satu dengan memilih edit individual letters.
• akan muncul tampilan seperti gambar. kita bisa memilih menyeleksi semua atau hanya beberapa. sesuaikan kebutuhan.

nah ini hasil akhirnya.

karena kita membuat untuk 16 orang maka surat yang dibuat juga harus berjumlah 16. nama, nip, fakultas juga sudah tertera otomatis di masing-masing surat tanpa mengetik satu per satu.

mudah bukan? selamat mencoba